A empresa que contrata serviços em vários municípios precisa escriturar as notas tomadas no portal de cada prefeitura, com acesso e layout próprios em cada um. As mesmas notas já estão no ERP e podem ser exportadas em uma única planilha.
O Motor Fiscal faz a escrituração a partir dessa planilha. Gravamos dois vídeos sobre o processo: um de um minuto, com o fluxo inteiro, e outro de pouco mais de dois minutos, com a configuração do layout de importação. Os dois estão abaixo, com o que cada um mostra.
Por que a escrituração de serviços tomados ainda é manual
O ISS é um imposto municipal. A Lei Complementar nº 116/2003 define as regras gerais e permite que o município atribua ao tomador a responsabilidade pelo recolhimento, o que faz da empresa contratante parte interessada em cada nota de serviço que recebe. Cada prefeitura decide como quer receber essa informação, em qual sistema e com quais campos obrigatórios.
Para a empresa que contrata serviços em mais de um município, isso significa um portal diferente por prefeitura, cada um exigindo os dados em um formato próprio. O ERP já tem todas as informações das notas, mas em outra organização. A ponte entre os dois costuma ser manual: alguém redigita nota por nota em cada portal, ou mantém uma planilha intermediária de conversão que poucos na equipe sabem atualizar.
O fluxo completo, em um minuto
A empresa envia ao Motor Fiscal a planilha que o ERP já exporta. Há layouts prontos, como o padrão do Motor Fiscal. Se o sistema da empresa exporta em outro formato, o layout pode ser criado com apoio de inteligência artificial (é o assunto do segundo vídeo).
Antes de importar, o sistema valida a planilha linha por linha. No exemplo do vídeo, um CNPJ com dígito verificador inválido aparece na tela com o campo indicado. A inconsistência é corrigida ali, antes de a nota chegar à prefeitura.
Depois do envio, cada planilha é acompanhada no painel de escrituração, que reúne todos os municípios em uma tela só.
Como configurar o layout da sua planilha
O layout de importação é o de-para entre as colunas do arquivo da empresa e os campos que a escrituração exige. Ele é configurado uma vez por formato de planilha. O vídeo percorre o assistente do começo ao fim, e as etapas são estas.
Primeiro, a escolha dos municípios que o layout vai atender. Para cada um, a tela mostra quantos campos obrigatórios a prefeitura exige, o que já dá uma ideia de quanto trabalho a planilha terá pela frente.
Em seguida vem o envio de uma planilha de exemplo, de preferência com dados reais, porque é com ela que o sistema aprende o formato. As primeiras linhas aparecem em pré-visualização para conferência.
Com o arquivo carregado, a inteligência artificial sugere o de-para e destaca as linhas que precisam de atenção. O analista revisa a sugestão em vez de montar o mapeamento campo a campo. No vídeo, a coluna do código do serviço é escolhida à mão.
Antes de salvar, o sistema valida todos os dados da planilha de exemplo e aponta cada inconsistência no registro em que ela ocorre. Quando o problema é de formato, dá para descrever a conversão em linguagem natural. O exemplo do vídeo pede “Remover caracteres especiais”, e a tela mostra o valor antes e depois da regra.
A empresa pode manter mais de um layout ativo, um para cada sistema ou relatório. Isso resolve o caso comum da empresa que tem um ERP na matriz e outro numa filial adquirida, e que até hoje escritura as duas de formas diferentes.
A validação acontece antes do envio
Os dois vídeos repetem o mesmo princípio: o erro aparece no Motor Fiscal, com o campo apontado, antes de a nota chegar à prefeitura. Quando ninguém valida antes, o analista só descobre o problema pela rejeição do portal, e cada portal escreve as rejeições à sua maneira.
Para o gestor fiscal, isso muda o tipo de controle que ele faz. Em vez de conferir se cada portal recebeu o que devia, ele acompanha um painel com o estado de todas as planilhas enviadas, em todos os municípios. Uma nota parada aparece ali, e ninguém precisa entrar em nove sites para descobrir qual ficou para trás.
Onde isso entra na rotina
A planilha é o caminho mais rápido para quem já extrai os tomados do ERP no fechamento. Para notas pontuais existe um atalho: as NFS-e recebidas que o Motor Fiscal captura do Ambiente de Dados Nacional e das prefeituras podem ser escrituradas direto da consulta, pelo menu de ações da nota. Os dois caminhos estão disponíveis em todos os planos. A escrituração por integração direta com o ERP fica nos planos com integração.
Quem ainda tem dúvida sobre o que separa uma nota de serviço de uma de mercadoria, e por que a primeira depende de tantas regras municipais, encontra o contexto em nota fiscal de produto e nota fiscal de serviço: a diferença que define imposto, sistema e risco. Com o IBS e a CBS no leiaute da NFS-e desde outubro, conferir o que cada nota de serviço traz ficou mais trabalhoso, como explicamos em IBS e CBS na NFS-e desde 1º de outubro.
O teste do Motor Fiscal dura sete dias, não pede cartão e inclui a escrituração. Depois do envio do certificado A1, o sistema captura as notas reais da empresa, então dá para testar o layout com a planilha que o ERP exportou no último fechamento. Comece o teste grátis e veja quanto tempo o seu fechamento passa hoje redigitando dados que o ERP já tem.
Fontes: – Lei Complementar nº 116, de 31 de julho de 2003 (ISS)
Imagem de capa: brasão de Belo Horizonte por Giro720, licença CC BY-SA 3.0; demais brasões em domínio público (Wikimedia Commons).
